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邮件回复率提升300%的正确优化姿势(上)

来源:今日头条
编辑:外贸老司机
发布时间:2017-10-11
【摘要】 作为业务开展的核心方式,关于外贸邮件优化的议题从来就没有停止过。其中最为广泛的问题还是:“邮件发出去就石沉大海了,该怎么办?”从流程来说,这个问题其实

作为业务开展的核心方式,关于外贸邮件优化的议题从来就没有停止过。其中最为广泛的问题还是:“邮件发出去就石沉大海了,该怎么办?”

从流程来说,这个问题其实可能卡在了三个环节,分别是:邮件没有送达、邮件没有被打开阅读、阅读后客户没有回复。事实上,前两个环节,70%以上的小伙伴都是感知不到的,一般最直观的感受就是邮件发出了,就像水融进了水里,悄无声息。

本文将从上面的各个环节出发,一步步分析外贸邮件回复率低下的原因,并且给出靠谱的解决方案。在经过系统化的梳理之后,相信大家的邮件回复率能够得到成倍的提升。篇幅所限,本期解决前两个环节。

一、影响邮件回复率的第一个原因:邮件根本就没有送达。

邮件送达成功率是被很多外贸人忽略的一个环节。这是由于很多人并没有网络协议、邮件反垃圾策略等方面的专业常识,同时缺乏对原因追根问底的习惯。

根据数据支撑,外贸邮件发出去之后没有反馈,有接近20%的原因是邮件并没有投递成功,根本没有发出去!这就好比大家要听听别人对这篇文章的看法,结果对方根本没有看到这篇文章,那后续的交流又从何谈起?

思考题:回忆一下你遇到过的邮件发送失败的情况,知道是什么原因吗?

造成邮件发送失败的原因多种多样,下面将会一一列出,并给出相应的检测方法和解决方案。

1.发件的邮箱、域名、IP地址进入了垃圾邮件黑名单数据库。

相信你有过类似的经历:一个陌生号码给你打来电话,虽然是陌生号码,但是你的手机上却显示“房产中介”、“保险理财”,甚至是“诈骗团伙”这样的提示信息。这是因为这个陌生号码被列入了一个或者多个“号码黑名单数据库”中,而你的手机也正好关联了这些数据库。

在电子邮件的世界里,也是一样的机制。如果你的邮箱账号、发件域名、服务器IP地址因为各种原因被列入了黑名单,而你的客户正好使用了该黑名单数据库,那么你给这些客户发邮件时,对方是100%无法收到邮件的。

(1)问题检测: 网络上的邮件黑名单数据库有很多,可用以下工具对自己的域名或者IP地址进行检测:

www.dnsbl.info – 包含了59个知名的黑名单数据库,只要输入自己的邮箱后缀或者是IP地址就可以检测是否被列入了黑名单数据库。

mxtoolbox.com – 检测92个不同类型的黑名单数据库,还可以注册一个免费账号,定时跟踪是否进入黑名单,一旦被列入黑名单,就会发邮件提醒。

(2)问题解决:如果已经进入了黑名单也不要怕,因为大部分的黑名单是可以申请移出的,具体步骤如下:

第一步:找到这个黑名单数据库的官网。在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到,就在搜索引擎搜索一下,如“Abuse to Official Website”这样的关键词;

第二步:在官网找到类似Removal, Apply to Remove这样的选项,然后就会进入一个申请向导;

第三步:过程基本类似,需要填写:你是谁?你的客户是从哪里来的?你为什么给他写邮件?你的邮件内容是什么?这个时候要注意,填写的内容要看起来正规规范,有说服力;

第四步:将信息填好之后,提交申请。大部分还要通过邮件确认提交,所以提交信息时一定要填写有效的邮箱地址。

(3)问题规避:如果通过检测,发现并没有进入黑名单数据库,可以通过以下方法,避免今后进入黑名单数据库:

-不要在短时间内发送大量的邮件,要分开时间段发送;

-同一批邮件,如果数量超过500,要分成多个批次发,且每次的标题和内容应不同;

-如果必须要大量发送,将新老客户掺杂在一起,增加总体打开率;

-用App抓来的邮箱,一定要谨慎,很可能有Spam Trap(邮件陷阱,一种垃圾邮件检测手段);

-使用群发工具,注意修改App的发送邮件头和内嵌信息。

综上,很多时候邮件发不出去就是因为进入了黑名单。一旦发现邮件发不出去,要第一时间检测是不是因为进入了黑名单。如果状态健康,要保持良好的行为习惯,避免被加入黑名单。

2.邮件标题和正文当中有敏感内容,被当做垃圾邮件拦截了。

反垃圾邮件协议中,大部分是针对内容和模式的审查。为了吸引客户的注意力,大家常用夸张的、诱惑的措辞;又或者因为解码的原因,邮件发出去是乱码等情况,这些都属于容易被拦截的敏感内容。如何解决?

(1)问题检测:对于ESP(Email Service Provider, 如Gmail、Yahoo、Hotmail、你的企业邮局等)来说,判断你的邮件到底有没有敏感内容靠人工一条条梳理是很费时费力的,可以使用专业的工具,检测是否能够规避垃圾邮件策略,从而避免被拦截:

-www.mail-tester.com – 专业的用来检测一封邮件是否会被各种ESP拒收的工具。完全免费,而且还会给出详细的打分引导说明。

邮件回复率提升300%的正确优化姿势(上)

(2) 问题规避与解决:造成邮件被拒收的原因有如下几种。只要注意规避,即可保证大部分情况下邮件都能顺利进入收件箱:

-为了吸引客户,使用了太多类似“best price”,“top quality”等推销性质太浓的字眼;

-非正常拼写单词,如:w0rds,l3tter,uPPer CaSE wrOnG;

-标题全部大写,并且还有类似“!!!”过多的标点符号;

-邮件中有乱码,非常容易被当做垃圾的格式;

-如包含太多的链接、图片、附件,被认定为垃圾邮件的几率会很高;

-附件中包含如下的格式:exe、bat、dmg、apk、scr、js等,会被邮件防护程序阻止;

-附件的体积过大,对服务器的带宽造成了一定的负担。

3.收件人的邮件地址是无效的,但是却没有及时发现。

各位小伙伴肯定有类似的疑惑:有的客户还联系着就忽然消失了,发邮件不回甚至退信。这不是个例,ReturnPath的数据表明,全球每年有18%的邮件因为各种原因失效。不排除因为各种疏忽,弄错了邮件地址的拼写,但是却没有发现问题所在。

使用下面几个工具,可以有效地对客户的邮件有效性进行检测:

-www.verifyemailaddress.org

-verify-email.org

-mailtester.com

-email-checker.net

上面的几款工具,都可以免费使用。如果需要批量查询多个邮箱,如:企业历年累积的5000个客户邮箱,则可以考虑付费服务,约为9美金检测1000个邮箱,价格很公道。

4.使用免费的邮箱,或者全新的邮箱

(1)免费邮件的限制和解决对策:许多免费邮箱有诸多限制,如每天的发送数量、每小时的发送数量、邮件正文和内容的大小、发送延迟现象等。如果使用的是免费邮箱,为了保证到达率,建议:

-按照要求进行操作,控制数量和速度,邮件附件也要注意体积;

-最好不要进行大量的,重复内容的群发;

-可以根据用途,设置多个邮箱;

-考虑更换企业邮局,发件服务器最好在国外。

(2)全新邮箱账号的信用建设:如果使用全新的邮箱直接给陌生客户发开发信,被退信和列为黑名单的几率会大很多。为了让全新的邮箱也能有好的发件成功率,可以使用下面的步骤,对新邮箱进行信用建设(Email Reputation Building):

第一步: 准备Gmail,Hotmail,Yahoo各一个(越多越好),有其他的更好,AOL、Mail.ru等;

第二步: 用新邮箱给以上邮箱发邮件,然后自己进行打开、回复,并加入通讯录中;

第三步: 如果进了垃圾箱,则手动点击“这不是垃圾邮件”,将自己的邮件加入白名单;

第四步: 人多力量大,发给活跃客户、朋友、同事等,一起打开、回复、加入地址薄;

第五步: 如果某一个特定的ESP总是进入垃圾箱,则用多个该ESP的账号,进行专门操作。

二、影响邮件回复率的第二个原因:邮件根本就没有被打开阅读。

经过第一部分,大家做到了让邮件顺利到达客户的收件箱。这个时候,如果用户没有打开这封邮件进行阅读,也是没用的。这部分大家讨论客户没有打开邮件的原因,以及相应的解决方案。

思考题:假设你是客户,哪些因素能让你决定打开或者忽略一封邮件?

一封邮件的打开率越高,说明邮件的质量越好,客户是否打开一份邮件,虽然也有主观的原因,但通过优化客观数据,却可以让邮件的打开率得到成倍的提升。

1.关于邮件到达率、打开率、点击率的基本概念。

到达率:每发送100封邮件,成功送达的邮件数量占比。一般来说,邮件到达率在85%以上才是健康的;

打开率:每发送100封邮件,被打开的邮件数量占比。外贸行业的平均邮件打开率介于10% - 30%之间;

点击率:每发送100封邮件,链接被点击的邮件数量占比。外贸行业的平均点击率为1.5%。

从数据表现上来说,外贸邮件运维的核心,就是不断优化以上各个数值,让更多的邮件发送成功、被打开阅读、被点击产生后续访问。

2.标题是决定一封邮件会否被打开的重要因素。

关于邮件标题的优化,是外贸业务开发不变的主题。这里没有必要将这个话题完全展开讨论,重点说一下影响标题质量的那些关键词以及优化策略:

(1)标题中不好的词。标题当中不好的词汇,会让人产生不可信赖,不愿意继续合作的想法:

-伪装熟人,强行套近乎的词:RE:/RE:RE:/FW:/Reply:

-自卖自夸,泛化不具体:Best Price、Top Quality、Super Technology

-引诱词汇,不能兑现的承诺:100% Free、only for You、Ever Best Discount

-语气生硬,忽略情感:Please come to see us

(2)标题中好的词。标题中使用恰当类型的关键词,会让邮件打开率飙升:

-将收件人的姓名加入标题:Hi James、Dear Neal Han、To Mr. Williams

-体现时效性:News、Updates、Not-to-miss、Last 7-day Offer

-直接表明实际利益:27% cut-off for spring sale、Free shipping to Canada

-有区域、职位、品牌针对性:Specially for India Retailors、Industry Report of xxx

(3)一些例子。下面是根据上面的原则,将好的关键词应用在邮件标题中的一些例子:

-News: genuine natural wood cellphone shell released

-Urgent/Breaking/alert : alert - new models for trail with 20% off

-Free delivery: 2017 Q3 苹果 accessory free delivery to Boston

-Video Report: Operation Video for SC-II drilling machine

-Daily, Weekly, Monthly: Weekly updates of food machinery

-Don't Miss: Don't Miss Our Special Offer for India importers

-First Name + Last Name: Bill Gates, your invitation of Canton Fair from xxx company

3.听我一句:拼命优化邮件的第一句话。

主流的邮件客户端(包括网页端和桌面端),会在邮件列表的地方,提供一部分邮件内容供用户预览。这一部分内容,长度从20 - 140个字母不等,很多客户会根据这一部分的内容,决定是否打开一封邮件继续阅读。

邮件回复率提升300%的正确优化姿势(上)

在开发信中,一定要拼命优化邮件的前几句话,在最开始的地方,用最短的时间抓住收件人的注意力!

不好的邮件第一句话模式:寒暄过长,语句拖沓,没有重点。

-为了表现的友好热情,用了太多的寒暄(Rapport),其实这些话作用没有那么大;

-遣词造句废话太多,一眼看过去就感觉啰嗦;

-表达中没有突出重点,给人这封邮件无足轻重的印象。

好的邮件第一句话模式:应该详略得当,主题鲜明,结构清晰在开始的一段内容中,就基本表明这封邮件的主旨,让客户产生正面的预期。

下面是几个实际的例子:

-Dear Neal Han, Nice day! Are you still looking for lap-top batteries for North America market? We supply to Apple…

-Hi Shirley, How is everything? Have your team finished evaluating the layout since we last contact? Here are some…

-Good day Mark, Regarding your reply in last email, we think it will be great to start the project, here are new designs…

4.邮件各方面的细节不仅体现你的气质,还会左右打开率。

大家看人的时候,除了整体印象,还有很多细节,比如衣着、举止,甚至是一个笑容。同样的,在客户的眼里,大家的邮件也不仅仅是正文内容,还有很多的细节。做好这些细节,不仅是专业性的体现,还会在客户的潜意识里留下正向反馈因子,从而增加邮件被阅读的几率。

要做好细节,下面的几个方面往往是被忽略的:

-发件人信息设置:包括发件人姓名(两个单词,首字母大写),企业名称;

-拼写和标点:标题和第一句话的大小写规范,标题中是否用了太多标点符号;

-长度:标题的长度(4–9个单词为佳)、句子断句的长度;

-易读性:有没有生僻复杂的单词?是否句子写的太绕读不懂?中国式表达?

5.发送的时间和频率至关重要。

数据表明,62%的办公人员,会在当地时间的上午09:00-10:30,和下午15:00-16:00这两个时间段里,集中处理邮件信息。但是,外贸小伙伴们要搞定的却是来自世界各地的客户,客观的时差让这个问题显得格外困扰。

(1)如何掌握何时给某个国家的客户发送邮件?

-使用类似世界时钟的应用,掌握各个国家的上下班时间,和北京时间对应起来;

-利用邮箱的定时发送功能,保证邮件在合适的时间,投递到特定的客户国家。

(2)比较好的发送的时间和频率:

-在客户正在处理邮件的时候,当地时间的上午09:00-10:30,和下午15:00-16:00这两个时间段里。如果做不到,使用邮件的定时发送功能;

-给陌生客户发邮件,在客户当地周二和周三的上午发送,成功率最多可以提升3倍!

-根据ReturnPath数据,同一客户,一周最多2封,一月最多7封,效果最好;

-客户在采购旺季前3-6周开始(根据行业交货期差异),陆续发送产品信息。

邮件回复率提升300%的正确优化姿势(上)

解决了邮件成功发出去,客户成功点开了这两个环节的问题,接下来就是怎样让客户看完以后有动力回复邮件的问题,是的,大家要给客户一点动力,让他看完邮件以后主动来找大家。

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